Procedura segnalazioni di illeciti whistleblowing

Procedura Whistleblowing SPI Finestre

Che cos’è una segnalazione whistleblowing?

Sono segnalazioni whistleblowing quelle denunce di illeciti o comportamenti sospetti all’interno dell’azienda. Il decreto Whistleblowing, D.lgs. 24/2023, (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali) è la nuova normativa che obbliga le imprese ad attuare una serie di attività volte a facilitare, da parte dei soggetti coinvolti in un’azienda, le denunce di comportamenti illeciti o situazioni di pericolo.

Qual è l’oggetto della segnalazione?

Le condotte illecite segnalate riguardano comportamenti ed omissioni che ledono l’integrità e l’interesse pubblico dell’azienda e comprendono nel caso specifico di aziende private, quali SPI Finestre (con almeno 50 dipendenti ed attuazione del Modello 231):

  • Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; violazioni del modello organizzativo 231 (solo segnalazioni tramite canale interno).
  • Violazioni del diritto UE (solo segnalazioni tramite canale interno, esterno e divulgazione pubblica).

Sono escluse dall’applicazione della normativa segnalazioni a carattere personale come contestazioni o rivendicazioni.

La principale normativa di riferimento relativa alle segnalazioni whistleblowing è contenuta nel Decreto legislativo 10 Marzo 2023 n24

Chi può segnalare?

Le segnalazioni possono essere inviate da tutti i dipendenti dell’azienda, da collaboratori esterni, da tirocinanti, volontari, azionisti e membri di direzione e controllo.

Il decreto legislativo n. 24/2023, che introduce la nuova disciplina del whistleblowing in Italia, entrato in vigore il 30 marzo 2023 si incentra sulla tutela e protezione del cosiddetto whistleblower.

il Decreto si preoccupa di proteggere il segnalante con:

  • l’obbligo di riservatezza della sua identità
  • il divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti
  • la limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette

 Il decreto legislativo estende inoltre la protezione ai facilitatori e in favore delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione. I dati personali di segnalanti e soggetti coinvolti nella segnalazione saranno trattati secondo l’informativa sulla privacy (Art 13 DPR).

Come formulare le segnalazioni?

Le segnalazioni devono essere il più possibile dettagliate e riportare dati identificativi del segnalante, con chiara distinzione di fatti, tempi e luoghi in cui gli illeciti sono avvenuti.

Le segnalazioni “anonime” effettuate senza rivelare l’identità del segnalante possono essere prese in considerazione purché siano sufficientemente dettagliate e supportate da idonea documentazione e saranno equiparate a segnalazioni ordinarie e trattate secondo i regolamenti interni.

Quali sono le modalità di invio della segnalazione?

SPI Finestre garantisce l’utilizzo di due canali per le segnalazioni whistleblowing:

Un canale informatico a cui accedere tramite il seguente link https://spifinestre.trusty.report/ in cui il o la segnalante invierà la sua segnalazione registrando le proprie generalità oppure in forma anonima. In entrambi i casi il o la segnalante riceverà delle credenziali d’accesso alla piattaforma per verificare lo stato d’avanzamento della sua segnalazione e per comunicare con l’Organo di controllo destinatario della segnalazione (OdV/HR).

Un canale di comunicazione vocale: sarà quindi possibile telefonare e recapitare messaggi vocali al 379 1732744

Sarà inoltre possibile inviare segnalazioni esterne all’istituto ANAC se ne sussistono condizioni e presupposti esplicitati all’articolo 6 del Decreto.

Chi riceverà le segnalazioni?

Tutte le segnalazioni tramite i canali interni all’azienda verranno raccolte, lette, analizzate e processate dal referente delle Risorse Umane, anche Garante della Privacy e da un soggetto terzo super partes specificamente qualificato sull’applicazione del decreto in materia di whistleblowing, l’organismo di vigilanza (ODV). Il gestore delle segnalazioni verificherà la procedibilità della segnalazione (con l’ausilio di soggetti esterni se necessario) alla luce del perimetro applicativo soggettivo e oggettivo del Decreto e confermerà la corretta ricezione della segnalazione al whistleblower entro 7 giorni dal suo invio fornendo un riscontro entro tre mesi dalla presa in carico. Tale riscontro potrà essere definitivo, oppure avrà carattere provvisorio fornendo aggiornamenti sull’andamento dell’indagine non ancora conclusa.

In caso di infondatezza della segnalazione, il gestore archivierà la segnalazione, in caso di illeceità inoltrerà la segnalazione ad organi esterni quali: Consiglio di Disciplina, Autorità Giudiziaria, Corte dei conti, ANAC. La documentazione relativa a ciascuna segnalazione sarà conservata utilizzando strumenti adeguati che ne garantiscano la riservatezza.

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